Start > Tjänster > Trimport® och datakvalitet

Trimport® och datakvalitet

Trimport® avtal, datakvalitetYtterst är det naturligtvis du som användare som svarar för att data som registreras är korrekta och stringenta. Vi menar dock att även vi har ett ansvar för och kan understödja att data som registreras har en hög kvalitet. För det första måste vi naturligtvis skapa informationsfält som speglar verkligheten. Det kan låta självklart, men vi har sett både med egna ögon och fått exempel på från kunder som visar att detta inte alltid är fallet.  Vi har också byggt in s k valideringar i Trimport® avtal. Systemet kollar att viktiga fält inte hoppas över eller att dubbletter förhindras. Vi kollar också vissa logiska fundamenta, t ex att angivna datum inte är orimliga. Vi har lagt upp olika register för att säkerställa ett stringent användande av olika databegrepp. Vi har byggt in formatkontroller så att data presenteras på ett stringent sätt. Slutligen har vi också byggt in kontroller så att en datapost inte kan raderas utan vidare, om den är kopplad till en annan datapost.

Datafält som speglar verkligheten

När vi byggt Trimport® avtal har vi bemödat oss om att de fält i vilka data registreras stödjer registrering på ett sätt som speglar alla de olika typer av avtal som förekommer i verkligheten. Vi har fått flera exempel från kunder på att motsatsen kan råda, baserade på deras tidigare eller nuvarande avtalsdatabas.

Det mest komplexa med att bygga en tjänst för avtalshantering är sannolikt att skapa en struktur för giltighetstider och uppsägningsvillkor, som både speglar verkligheten och är lätt att förstå och använda. Om du utvärderar olika avtalsdatabaser rekommenderar vi dig att särskilt granska hur olika tjänster och system fångar upp just detta. Ett illustrativt exempel var en kund som först ville att vi skulle skriva ett skript för automatisk överföring av data från deras nuvarande system till Trimport® avtal, men som sedan blev tveksam till detta då man erinrade sig att man, i brist på relevanta fält, tvingat in data i fält avsedda för annat. Med andra ord, en lägre datakvalitet än vad man hade önskat.

Vi vill inte heller rekommendera dig att lägga för mycket information i fält av typen ‘Övrigt’. Vi tycker att sådana fält bör användas endast undantagsvis, då det kan bli oklart var data ska sökas och oklart för den som registrerar vilka data som ska läggas in. Om du saknar något fält eller avsnitt i Trimport® avtal, säg till oss, så försöker vi fixa till det. Vi vill uppmuntra till en hög datakvalitet.

Trimport avtal, datakvalitet, hjälptexter

Klicka på bilden för förstoring i eget fönster.

Sammanfattningsvis, det ska vara tydligt för den som läser eller registrerar data i ett fält, vilken typ av information fältet förväntas innehålla. Vid minsta osäkerhet har vi adderat hjälptexter efter respektive fält för förtydliganden (se bildexempel). Om det är tydligt vad ett fält förväntas innehålla, blir data stringenta, betyder samma sak oavsett vem som registrerat och oavsett vilken datapost data förekommer i.

Valideringar

Tre typer av valideringar förekommer i Trimport® avtal:

  • Kontroll av att obligatoriska fält fyllts i eller för det fall möjligheten finns, att ‘Vet inte’ kryssats för som ett alternativ.
  • Kontroll av att inga dubbletter registreras.
  • Olika former av logiska kontroller.
Trimport avtal, datakvalitet, validering, bild 1

Klicka på bilden för förstoring i eget fönster.

Följande dubbletter, inom samma Trimporto-konto, tillåts ej:

  • Organisationsgrupper
  • Organisationer
  • Organisationsnummer
  • Roll kontaktperson (ej heller tillåts att man lägger upp dataposter inom kontot som redan lagts upp av Akvedukten)
  • Typ av nummer (ej heller tillåts att man lägger upp dataposter inom kontot som redan lagts upp av Akvedukten)
  • Avtalsområden, Basavtal (ej heller tillåts att man lägger upp dataposter inom kontot som redan lagts upp av Akvedukten)
  • Avtalsområden, Leverantörsavtal (ej heller tillåts att man lägger upp dataposter inom kontot som redan lagts upp av Akvedukten)
  • Leverantörs varumärke, Leverantörer
  • Leverantörs namn, Leverantörer
  • Teleoperatörs varumärke (ej heller tillåts att man lägger upp dataposter inom kontot som redan lagts upp av Akvedukten)
  • Teleoperatörs namn (ej heller tillåts att man lägger upp dataposter inom kontot som redan lagts upp av Akvedukten)
  • Mottagare av påminnelser
  • Användarnamn 
Trimport avtal, datakvalitet, validering, bild 2

Klicka på bilden för förstoring i eget fönster.

Trimport avtal, datakvalitet, validering, bild 3

Klicka på bilden för förstoring i eget fönster.

Följande logiska kontroller förekommer:

  • Datum för ‘Avtalet trädde ikraft’ kan ej vara ett framtida datum
  • Datum för ‘Avtalets sista giltighetsdag’ kan ej vara ett datum före uppsägningsperiodens slut.
  • ‘Datum för uppsägningen’ kan inte vara ett framtida datum.
  • ‘Om avtalet förlängs blir dess sista giltighetsdag under nästkommande giltighetsperiod’ kan inte vara ett datum före ‘Under initial bindningsperiod är avtalet bundet t o m’.
  • ‘Vilket är det senaste datum leverantören måste underrättas om eventuellt utnyttjande av denna option?’ kan inte vara ett senare datum än ?Fältreferens?
  • Om man sparar en ‘Uppföljning’ med ett datum för uppföljningen eller ett datum för påminnelsen om uppföljningen som passerat, frågar systemet om detta är OK.
  • ‘Datum för påminnelse’ kan inte vara ett datum senare än ‘Datum för nästa uppföljning’.
  • Registrering kan inte göras av ny användare för vilken e-postadress saknas.
Obligatoriska fält
Trimport® avtal - obligatoriska fält och 'Vet inte'

Klicka på bilden för förstoring i eget fönster.

Vi har velat skapa en flexibel tjänst i Trimport® avtal och inte tvinga våra användare till registrering av uppgifter som upplevs som onödiga. I de flesta fall är det därför frivilligt att fylla i fälten. Det är bara två fält som är absolut obligatoriska och det är avtalsparterna i ett avtal. Det finns dock många andra fall i vilka vi tror att de flesta håller med oss om att det är fråga om viktiga uppgifter som inte bör hoppas över. Som exempel kan nämnas hur länge ett avtal är bundet. I detta och andra liknande fall har man dock möjlighet att gå vidare med registreringen även om man inte har tillgång till sådana viktiga uppgifter. Fälten är i sig obligatoriska, men man har också en möjlighet att kryssa för ‘Vet inte’, så flaggas det upp vilka fält av detta slag som man hoppat över. Man får då också en tydlig indikation på vilka uppgifter man bör komplettera med vid ett senare tillfälle.

Register
Trimport avtal, Register

Klicka på bilden för förstoring i eget fönster.

Att vissa data läggs in i register har naturligtvis en praktisk betydelse, såtillvida att man inte återkommande behöver skriva in samma data om och om igen. Istället finns de lätt tillgängliga i en rullgardinsmeny att klicka på. Men, att använda register har även en betydelse för att säkra datakvaliteten. I system utan eller med ett fåtal register finns det risk för att samma företag t ex, finns registrerat flera gånger fast med lite olika stavningar eller med ett mer eller mindre komplett namn. En följd kan bli att man inte fångar upp alla dataposter när man gör en sökning eller när man sorterar en tabell. I Trimport® avtal finns register för följande data:

  • Organisationsgrupper
  • Organisationer
  • Personer
  • Roller kontaktpersoner
  • Typ av nummer
  • Externa avtalsparter (Basavtal)
  • Leverantörer (Leverantörsavtal)
  • Teleoperatörer (Teleoperatörsavtal)
  • Avtalsområden (Basavtal)
  • Avtalsområden (Leverantörsavtal)
  • Trimport-användare 
Formatkontroller

Ytterligare en funktion för att hålla en hög datakvalitet är den formatkontroll som görs vid inmatning av uppgifter i vissa fält. Formatkontroll görs i följande typer av fält:

  • Organisationsnummer: kan bara skrivas med siffror enligt formatet 123456-7890 eller 1234567890. I båda fallen sparas värdena med ett bindestreck.
  • Postnummer: kan bara skrivas med siffror och sparas enligt formatet 123 45 .
  • Telefonnummer, landsnummer: skrivs med formatet +1234. Endast korrekta landsnummer kan sparas. Kontroll sker mot databas som Trimsoft underhåller.
  • Telefonnummer, riktnummer: kan bara skrivas med siffror enligt formatet 01234. Kontroll sker mot databas som Trimsoft underhåller huruvida landet tillämpar riktnummer. Trimsoft kan dock välja att bortse från denna kontroll för mindre frekventa länder.
  • Telefonnummer abonnentnummer: kan bara skrivas med siffror. Vid visning av numren grupperas dessa enligt något av följande format 123 45, 12 34 56, 123 45 67, 123 456 78, 123 456 789, 123 456 7890, 123 456 789 01 eller 123 456 789 012.
  • E-postadresser: kan bara sparas enligt formatet A@B.C. A är minst ett tecken (bokstäver, siffror , ‘_’, ‘-‘ eller ‘.’). B är minst ett tecken (bokstäver, siffror eller ‘-‘). C är är mellan 2 och fem tecken (bokstäver, siffror , ‘_’, ‘-‘ eller ‘.’).
  • Datum: kan bara skrivas med siffror och bindesstreck enligt något av formaten ÅÅÅÅ-MM-DD eller ÅÅ-MM-DD. I båda fallen spas datum i formatet ÅÅÅÅ-MM-DD.
  • Beloppsfält: endast siffror kan registreras.
  • Antalsfält: endast siffror kan registreras.
Radering av data
Trimport avtal, radera person som är registrerad för påminnelser

Klicka på bilden för förstoring i eget fönster.

Som en del av systemunderhållet ingår naturligtvis möjligheten att kunna radera data. Trimport® ser dock till att en datapost som är kopplad till en annan datapost inte kan raderas utan att den senare dataposten först redigeras. I dessa fall är radera-ikonen gråtonad och skulle man ändå försöka radera en sådan datapost genereras ett meddelande. Om man ändå vill radera en sådan datapost måste man först redigera de dataposter i vilka dataposten man vill radera återfinns. Detta säkerställer att man inte av misstag raderar dataposter som leder till att databasen blir korrupt eller att kritiska funktioner, t ex utskick av påminnelser, upphör att fungera.

På bilden intill illustreras att man försökt radera en person som var registrerad för att ta emot påminnelser om uppföljningar. Andra fall där denna spärr sätter stopp för felaktig radering av data är när någon försöker radera:

  • en organisationsgrupp till vilken en organisation är knuten,
  • en organisation som är innehavare av ett Trimport-abonnemang,
  • en organisation som är registrerad som avtalspart,
  • en organisation till vilken en person är knuten,
  • en person som är registrerad som Trimport-användare,
  • en kontaktpersons roll som registrerats av kund och som används i ett avtal,
  • en typ av nummer registrerats av kund och som kopplats till ett telefonnummer,
  • en extern avtalspart eller leverantör som används i ett bas- eller leverantörsavtal,
  • en teleoperatör som registrerats av kund och som används i ett teleoperatörsavtal,
  • ett avtalsområde som registrerats av kund och som används i ett bas- eller leverantörsavtal eller
  • en användare som är den ende behörighetsadministratören.



Kommentera denna sida